07031 メッセージの誤送信を回避する工夫
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業務用メッセージの誤送信をいかに防止するか。
一つ、実践中。
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成蹊学園は業務用メッセージシステムにTeamsを使っています。そこに、shio.iconが頻繁に連絡をやりとりする部署のスタッフ全員とshio.iconが入ったメッセージグループを5つ、作成して運用してます。 作成した順に、
教務部法学部チーム
法学部共同研究室
10号館1階事務室
研究助成課
検収室
の5つ。
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各部署の全員が入っているから、話が早い。案件ごとに担当者が誰か確認する必要なし。問い掛ければ誰かが答えてくださるし、ファイルを送ればどなたかが対応してくださる。
先方からのご質問なども常に全員相手に返答することになり、shio.iconとのやりとりを全員が把握してくださる。本当にありがたい。
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Teamsが導入されて以来、徐々にこのメッセージグループを の宛先を増やし、現在5つ。普段、業務上の対話がある場所はだいたいこれですべて。他にも一時的に作成したメッセージグループやDMを含めると、ほぼ全業務をTeamsで完結できています。
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そんな中、先日、shio.iconは初めて、誤った宛先にメッセージを送信してしまいました。特に守秘的な内容ではなかったのでお詫びして削除したのですが、これは要検討。どうしたら防げるだろうか。誤送信は可能な限り防ぎたい。
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相手先リストで上部に固定してある5つの宛先を、物理的距離の近い順に並べ替えました。
法学部共同研究室
10号館1階事務室
11号館 検収室
3号館 研究助成課
6号館 教務部法学部チーム
わかりやすい!!
今のところ誤送信ゼロ。
メッセージを書く時、相手の方々がいるオフィスの情景を思い浮かべます。だから、メッセージグループの順序を距離の順序に一致させることで、空間的な認識が一貫し、メッセージグループの選択を誤りづらくなるのだと考えます。今後、メッセージグループが増える場合も、距離の序列にしたがって配列することにいたします。
ご自身で1週間熟成させたマグロの柵をいただいたので、カツオ、真鯵、生もずく、山芋、大葉、あさつきを買って帰り、海鮮丼にしました。旨み成分のかたまりかのような美味しすぎるマグロ。素晴らしい。さすが薬剤師さん。
ごちそうさまでした😊
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